文思海辉携手数字认证 电子签名提升HR效能

2019-11-26 06:52:29 来源:
中性

  文思海辉与北京数字认证300579)股份有限公司达成合作,将利用数字认证旗下信手书电子合同提升HR效能。

  当前,企业人力资源管理模式正快步迈向全数字化管理的新阶段,人力资源合同电子化成为人力资源数字化转型的关键环节之一。多年来,文思海辉技术有限公司(以下简称“文思海辉”)不断尝试和探索利用新技术手段,在业务运营效能、员工体验等方面实现数字化人力资源管理的创新。经过精心准备,文思海辉于2015年建立共享服务运营中心,一直坚持以数字化技术为引擎,提升企业内部管理和服务的高效性,完成新模式的变革创新。

  2018年,文思海辉与北京数字认证股份有限公司(以下简称“数字认证”)达成合作,依托电子签名技术实现文思海辉整个人力资源数字化交付的流程再造,赋能企业人力资源管理。

  数字化建设中的业务挑战

  文思海辉是全球领先的IT服务与解决方案领导者,在海外55个国家和地区设有分支机构及交付中心,全球总员工数超3万余。仅是劳动合同相关材料签署每年就会消耗大量纸张,且还存在异地签署效率低、纸质文件保管难等问题。文思海辉越来越发现,由于实体印章管理与应用的限制,文思海辉整个人资管理流程中的合同签署环节如人事协议、劳动合同等仍使用线下纸张签署,成为企业整个数字化交付中的一个重大瓶颈。

  为了践行便捷、环保、高效的理念,进一步加深人力资源信息化管理,文思海辉开始着力打造从线下到线上的人力资源电子合同签署方式,期望基于电子签名平台,实现多端入口、多种验证方式、极具体验设计的完整线上服务,彻底颠覆人力资源的交付模式。

  三方面筛选电子合同服务商

  在选择电子合同厂商时,文思海辉主要从三个方面进行考量:

  一是法律认可方面。所提供的人力资源电子合同是否具有法律效力,电子合同是否能够有形地表现所载内容,并可随时调取查用。此外,电子合同服务是否已经获得鉴定、公证以及行业领域的认可,并有法院认可的成功判例。

  二是服务安全可靠方面。电子合同服务商的运营是否规范、技术是否合规、服务体系是否安全、企业服务是否可以持续等。

  三是应用交付方面。方案设计是否周全、是否深刻理解企业自身的需求、是否拥有丰富的同业经验、方案是否经过同类客户的实践检验、客户是否满意等。

  基于对合法合规、安全可靠、随需应变、持续运营等重要特性的考量与评估,文思海辉最终选择了数字认证,为其提供涵盖身份鉴别、证书认证、合同服务、签署服务、证据保全、司法举证等全流程、一体化的电子合同交付服务。

  全生命周期电子签名服务

  在合同签署应用中,如何确保劳动合同及协议的生成、签署、流转和存档全流程合法合规、安全可靠,是电子合同的关键所在。人力资源合同签署全流程无纸化,需要先进的技术保障和可靠的法律保障,在解决人资合同存储、查询、管理问题的基础上,需通过使用数字加密技术和电子签名的有效结合,才能在技术上保证电子数据的安全可靠,政策上满足电子签名的合法性。

  数字认证以本地化方式为文思海辉部署构建了人力资源电子合同签署平台,平台功能包括:身份核验服务、电子签名签章、企业管理、模板文件管理、系统审计、证书查询、存证管理、通知设置、应用管理、系统管理功能模块等。此外,数字认证还将文思海辉人力资源电子合同签署平台与其人资相关系统如单点登录系统、电子签系统、存储服务器、短信服务器、邮件服务等系统进行集成对接。

  目前,文思海辉已经完成了人资交付的数字化改造。前端,电子签名与文思海辉线上工作流对接 ,后端和电子人事档案,实现了入离调转续所有人事手续的线上自助办理。加盖完电子公章的电子合同,同步电子档案管理系统,实现从签署到归档的全程无纸化。

  文思海辉共享服务运营中心负责人坦言,引入电子签名技术,是“流程再造”而不是“流程优化”。上线以来,完成了劳动合同、保密协议、竞业协议等电子合同的签署,确保员工信息真实性,保障电子文件的合法可信、内容真实完整、责任可追溯。电子签名技术成为共享服务运营中心转型的新引擎,使其从“功能型”转为“体验型”,实现了“自助化” 和“自动化”。

  目前,众多大型企业都已纷纷引入数字认证信手书电子合同,京东、腾讯、百度、科大讯飞002230)、融创地产等企业均用这种方式提升企业人力资源环节的数字化转型,解决了分布各地的十几万员工劳动合同的高效签署与智能管理,大幅提升签署和管理的效率,避免代签、抵赖等现象,法律效力得到有效保障,显著降低签署与管理的成本。(完)

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责任编辑:yjj

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