AI+智能支出管理,打造财务新质生产力

2024-06-14 15:49:19 来源: 用友网络

  在当今数据+AI时代,企业财务管理面临着前所未有的挑战和机遇。为了实现精细化支出管理、提高经营效率和加强支出有效控制,用友集团财务积极探索创新,打造了智能费控商旅平台,构建无人值守费用稽核中心,以数智员工智能稽核释放财务人员生产力。同时,通过差规预算过程管控,打造员工"你说我做"的智能AI报销新体验。

  2023年,用友集团共处理了71.6万张费控单据,其中55.6%的报销单智能生成,无需人工填报;32.5%的费控单据全部由数智员工审核,无人工参与。智能稽核执行1056万稽核任务,节省4.1万小时审核工作量。此外,全面适配数电票,节省了66.8万次纸张打印和耗用。数智员工已经大量应用到报销单据审核、票据/单据校验、预算管控、合同审核等领域,集团财务团队中共享岗位占比从2022年底的70%下降到2024年3月的55%,大幅提升人效。

  智能费控,“你说我做”

  集团费控商旅平台在财务系统中具有独特性,它是一个全员使用、24 小时不间断运行的系统。作为用友集团财务在数智化3.0变革阶段的首个上线平台,它承载着2万名员工的出差和报销业务,这些业务无时无刻不在发生。因此,为了方便用户使用,该平台也在不断提升自身的智能化水平。

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  语音申请、快捷预定、掌控行程、出行无忧

  在2023年第四季度,集团的费控商旅平台引入了语音智能助手。这一创新举措使得用户无需再亲自填报出差申请,仅需通过简单的对话,就能轻松完成出行费用的预估和单据的填报;这种便捷的操作方式,不仅可以减少 60%的用户工作量,还能有效解决因单据规范要求各异而带来的学习成本问题,为用户带来了“你说我做”的全新体验。

  此外,该平台还提供了涵盖飞机、火车、酒店、用车等全业务线的线上预定功能,用户在移动端即可轻松完成行程预定和查询,随时随掌握行程进度,实现了出行无忧的效果。

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  “免垫资”“免填单”“免取票”的极简出行

  随着科技的不断发展和创新,商旅出行也在不断的演变和升级,其中“免垫资”“免填单”“免取票”已经成为了一种趋势,而集团费控商旅平台紧跟时代步伐,成功实现这一目标。

  该平台通过与各TMC厂商、铁旅(12306)等合作伙伴进行系统层面对接,从而实现了员工无需垫资即可预定行程;出行结束后,费控商旅平台会根据智慧报账规则,自动获取订单并生成差旅费报销单,同时自动计算补贴。此外,线上预订的订单将由供应商统一开具发票,避免了员工发票丢失的问题;

  费控商旅平台的出现和发展,为企业实现“免垫资”“免填单”“免取票”的商旅出行模式提供了有力的支持和保障。通过费控商旅平台,企业可以实现商旅预订、费用报销、数据分析等一系列功能,从而提高企业的运营效率和管理水平,降低企业的运营成本和风险;也彻底解决了员工贴票、报销的繁琐流程,提升了报销体验。

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  报账与多种预算管控相结合,助力实现降本增效

  费控商旅平台提供了丰富多样的预算管控模型,能够支持按照不同期间、具体项目、各类费用项目以及单据类型等多个维度进行精细管控。该平台通过预算设置、规则设置、规则分配等强大功能,实现了对不同业务预算的灵活管控,用户可以根据实际需求,自由管控规则,确保预算的合理性和有效性。

  同时,费控商旅平台还具备预算执行分析和预算报表分析功能,能够实现预算与实际执行情况的对比。这使得财务人员能够时刻关注预算执行的变化情况,及时发现问题并采取相应措施,为决策提供有力支持;通过这些功能,费控商旅平台帮助企业实现了对费用的全面管控,提高了预算的准确性和执行效率,降低了企业的成本风险,为企业的可持续发展提供了有力保障。

  数智员工构建财务共享中心新质生产力

  目前集团财务共享中心已经启用了费控审核数智员工4名,合同审核数智员工3名,设置100多条稽核管控规则,涵盖票据合规性稽核、业务管理合理性稽核、财务核算合规性稽核三大类。通过分析场景复杂性、业务复杂性和金额重要性水平,1/3单据采用无人值守的全数智员工稽核模式,2/3业务由数智员工审核和人工审核叠加进行。在2023年和2024年单据量增加50%以上情况下,共享中心人员实现有效降低、人效提升。当前财务共享中心定期分析场景数据,持续深化数智员工使用,丰富智能稽核使用点,以数智员工实现财务共享中心降本增效,提升经营效益。

  仅2023年度财务共享中心数智员工独立审核32.5%的单据(无人值守模式),100%单据通过OCR识别风险,智能稽核共执行1056万个检查点任务(业务管理类和财务核算合规类521万,票据合规类535万)。共节省审核人员时间4.1万小时。通过商旅数据分析,补足公司合作的协议酒店和航司,保障90%的航线和70%的酒店享有最优的协议价格。

  数字化管理 财务共享中心进入智能运营时代

  为了优化流程并提升人员运作效能,用友集团财务共享中心采取了多项策略。除了实施单据集中处理、人员集中作业外,还利用智能共享平台进一步提升运营效能,助力财务共享中心实现高效、精准的管理。

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  综合智能派单

  从人员成本、运营效率角度综合考核,用友财务总账中心采用多中心6地部署的方式,其中包括:

  综合运营中心:设置在北京总部,包含总账、结算、报销等多功能

  专业报销中心:设置在南昌园区,集中处理各地员工个人报销单

  区域总账中心:部署在不同区域,负责总账、结算、对公业务等

  区域合同中心:专业处理合同审核

  专业化分工,让各中心团队强化流程管理,明确职责分工,从依靠人员经验变为以流程和规则制度运营。但是同时为了应对业务单据不平衡性,通过共享平台的智能算法,在不同工作组之间灵活派单;结合每个中心业务特点,管理各自的工作时长和派单算法;在不同业务的忙季,在不同中心之间调配派单设置,支援解决临时出现的业务高峰,报账各类业务都能在规定时间内处理完毕,又能最大限度压力人员增加需求。

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  全链路智能实物管理

  采用集中单据处理必然会带来单据需要传递邮寄的情况,为了确保单据传递过程万无一失,用友集团财务启用了智能收单邮筒+每站打包记录+实物全链路扫描的模式。员工投单时即开始扫描记录,收单打包和邮寄都通过扫码跟踪,报销中心拆包再扫描确认的方式,实物流程全程记录,同时在每张单据中员工本人都可以查看到实物流转进程。

  在收单中同时完成纸票和电子影像比对,结合数智员工已经进行的电子影像审核,除非出现异常收单单据,不再需要人工进行收单发票比对和发票稽核,极大节省时间。

  针对收单异常、发票异常、单据有疑问的情况,通过共享平台的问题挂起、退单问题记录跟踪、灵活加签、直接发起产生员工借款退差额等方式,减少人工线下沟通场景,提升运作效率。场景的丰富性也帮助集团财务共享中心仅用2周完成管理平台快速上线,快速构建个人报销单集中处理运营模式。

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  数字化指标运营

  集团财务共享中心管理通过数据指标、问题反馈统计、工作量分布统计,让中心财务总监有根据性的调配资源部署、随时了解工作进展。通过大屏看板,实时反馈每个中心成员的作业量、待办数量;通过作业管理看板,查看每天/每周/定期的处理量和人工效率。通过移动端的共享作业,可以随时随地查看待办数量、工作组情况、调配单据派单。

  移动作业台更可以方便共享中心员工处理紧急任务,改变财务共享中心人员必须采用PC端作业,周末需要赶回公司处理紧急任务的尴尬场面。

  随着越来越多的智能功能融入到财务共享中心的作业流程中,越来越多的数智员工代替了重复繁琐的大量人工审核而推动作业效能的显著提升,财务共享中心的智能化运营在企业降费提效、合规管理风险防范中将发挥更大的作用,为企业的稳健运营与可持续发展筑起坚实的财务基石。

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